Steigerung der Wandlungsfähigkeit industrieller Dienstleistungssysteme durch Workarounds (ChangeWorkAROUND)

Motivation
In der Hightech-Industrie drücken sich Veränderungen häufig durch neue Kundenbedürfnisse sowie eine veränderte Nachfrage nach Produkten und Dienstleistungen aus. Produzenten müssen bestehende Wertschöpfungsprozesse daher schnell anpassen können, um ihren Kunden passgenaue Lösungen bereitzustellen. Sogenannte Workarounds, d. h. zielgerichtete Abweichungen zur Verbesserung von Prozessen, sind ein effizientes Mittel, um neue Kundenanforderungen schnell und erfolgreich zu bedienen.
Derzeit werden Workarounds kaum in Prozessinnovationen übersetzt, weil Prozesse häufig fest definiert und dynamische Anpassungen nicht erwünscht sind. Workarounds entfalten daher noch zu selten ihr Innovationspotenzial jenseits einzelner Fachkräfte. Um die Wandlungsfähigkeit durch Workarounds zu steigern, fehlt es Unternehmen an Methoden und Werkzeugen, um diese gezielt zur Weiterentwicklung ihrer Prozesse einzusetzen und sich agil und koordiniert verändern zu können.

Ziel
Hier setzt das Forschungsprojekt ChangeWorkAROUND an und entwickelt neue Methoden und Werkzeuge, mit denen Industriegüterunternehmen Workarounds früh erkennen, bewerten und sie im Rahmen geordneter Veränderungsprozesse zu einem nachhaltigen Wandel nutzen können. Werden Workarounds zu einem frühen Stadium registriert, können sie im Unternehmen kommuniziert und zur Weiterentwicklung bestehender Informationssysteme, Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen eingesetzt werden. Die Wandlungsfähigkeit des Unternehmens wird verbessert, indem Änderungen des Marktumfelds dezentral erkannt und geordnet in erfolgreiche neue Strukturen überführt werden.

Vorgehensweise
Entwickelt werden insbesondere KI-basierte Methoden zur Erkennung und Bewertung von Workarounds, Methoden zur strategischen und kulturellen Kontextualisierung und Bewertung agiler Prozessinnovationen sowie Methoden für das Veränderungs- und Kulturmanagement der Prozessorganisation.

Zwei Industrieunternehmen setzen diese Methoden im Rahmen eines genau auf sie abgestimmten Gesamtprozesses dazu ein, um Workarounds strukturiert zu erkennen, zu analysieren, zu bewerten und sie zu agilen Prozessinnovationen zu nutzen. Konkret wird im Projekt die Wandlungsfähigkeit wissensintensiver Kundenauftragsprozesse in den Bereichen Sicherheitstechnik und Nutzfahrzeugbau in den Fokus genommen und prototypisch verbessert.

Ergebnisse und Anwendungspotenzial
Ein strukturierter Umgang mit Workarounds kann die Wandlungsfähigkeit der Wertschöpfung in vielen Unternehmen verbessern. Ergebnisse des Projektes sind:
– Rahmenmodell Wandlungsfähigkeit für Ist-Analyse und Benchmarking
– Der Workaround-to-Innovation Zyklus (W2I) unterstützt dabei, Workarounds effektiv zu managen. Er identifiziert Workarounds und gibt Handlungsempfehlungen für deren strukturierte Analyse und Bewertung. Auf dieser Grundlage kann eine fundierte Entscheidung darüber getroffen werden, ob der Workaround in die bestehende Prozesslandschaft integriert, an diese angepasst oder verhindert werden soll.
– Chatbot zur Dokumentation und Analyse gemeldeter Workarounds im W2I-Zyklus
– Design einer Workaround Modeling Notation (WAMN): Die WAMN ist eine Modellierungssprache um die Ursachen (Misfits), Workarounds und Effekte sowie deren Beziehungen effektiv und korrekt darstellen und bewerten zu können.
– Entwicklung eines Methodenbaukastens zur datengestützten Erfassung und Bewertung von Workarounds, inkl. einer Systematisierung der durch Workarounds erzeugten Datenspuren
– Implementierung eines Workaround Brainstorming-Tools (Open Source) zur Generierung domänenspezifischer, hypothetischer Workarounds im Story-Format auf Basis von Prozessbeschreibungen oder BPMN-Diagrammen und einem Workaround-Korpus
– Entwicklung eines Kulturmodells für eine wandlungsfähige Organisationskultur, welches Organisationen bei der Standortanalyse ihrer Wandlungsfähigkeit unterstützt. Auf Basis eines Fragebogens lassen sich Aussagen zur aktuellen Wandlungsfähigkeit der Organisation treffen und Entwicklungspotenzial ableiten.
– Erprobung eines Konzepts zum Kultur- und Veränderungsmanagement, womit sich diese Entwicklungspotenziale aus dem Kulturmodell adressieren lassen und Organisationen hinsichtlich ihrer Wandlungsfähigkeit und Offenheit gegenüber Anpassungen weiterentwickeln können, um Workarounds offener gegenüberzustehen.
– Erweiterung des BPM-Cycles für Process Science und Workarounds
– KPI-Framework zur Bewertung von Workaround-Management Aktivitäten

Die entwickelten Methoden und Werkzeuge sind durch ihren modularen Aufbau branchenübergreifend einsetzbar und ergänzen etablierte Methoden des Prozessmanagements. Unternehmen können hiermit dynamischer am Markt agieren und spezifische Kundenbedürfnisse passgenauer erfüllen als der Wettbewerb. Dies sichert Beschäftigung und befähigt Fachkräfte zu einer selbstbestimmten Mitgestaltung ihrer Arbeitswelt.

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